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迎来送往的商务礼仪（第9页）

（9）对别人讲话必须有反应。就算你只是说“是的”“我了解”“我同意”，最少会让对方觉得电话这头的人还听着电话。

（10）尽量减少其他声音，虽然这端收音机的声音不会困扰你，但对电话另一端的人可能是相当大的干扰。

（11）愉快地结束对谈。让打电话进来的人先挂上电话，以便确定他确实已经讲完了。

2。应付电话麻烦

有时你会处理一些并不是和你一样训练有素、懂得谦恭的人打来的电话，打这些麻烦电话的人，通常可以分为以下几种类型，在此提供几个应对的方法。

（1）一心二用型：和你通电话的人同时又在和别人讲话。应付这样的人，可以建议他在不忙时和你见面再谈。或要求他们重复刚刚说的话：“先生，我这里听得并不很清楚，听起来你好像也正在和其他人说话!”

（2）顾左右而言他型：当他们避重就轻时，你可以直接切入主题：“×先生，你心里到底想什么?我要如何才能帮你的忙?”

（3）喋喋不体型：立刻打断他的话：“对不起，×女士，我认为这件事上我不能帮什么忙，但听起来应该和我们的会计部有关，请你稍等，我帮你转会计部×小姐。”

（4）反复陈述型：马上说：“x先生，容我对你刚才讲的做个总结，如果有遗漏或错误的地方，请随时更正或补充。”

3。电话过滤技术

现在，几乎所有决策者都会请公司员工代接电话。这种做法通常会令人感到决策者遥不可及，员工都处在警觉状况里。

因为过滤电话的做法，可能会引起打电话者的反感，因此，你必须更圆滑地应付。告知他们要找的人不在或无法接听电话前，若只是单纯问对方说：“您是哪位?”可能会激怒对方，如果他们要找的人在，但要先知道对方是谁时，试着用较软调的口气说：“是的，他在，我是否可以告诉他谁打电话找他?”或许他只接听某些人电话时，你可以说：“他现在不在，是否请你留下姓名及电话号码，我会请他回电。”但如果把电话号码及姓名告诉他的，而他未回电，这种行为也颇没礼貌，等于告诉打电话来的人，他们不是什么重要的人物。

避免使用“他还没进来”或“她已经离开几天”等话，这样会让对方感觉不好，不管任何时间打来，要找的人永远“不在”。

当你留言时，最好能包含对方姓名、电话号码、公司名称、对方职位，必须包含其他任何有助于了解对方打电话来的目的的蛛丝马迹。能做完整留言的人，对任何组织都会有重大贡献。

当然，你应该认得出常打电话的人的声音，这时候，你可以不必再问对方是谁，有什么事；只要直接告诉上司是谁打来的即可。

如果你温文有礼地请教别人问题，相信对方会很有礼貌地回答。但偶尔也会碰到一些不礼貌的人不愿回答你的问题。遇到这种情况也不必生气，只要当做你在做分内的工作就好了。

不要让这些强大的压力把你吓坏了，反而变得粗野无礼。记住，如果来电真有很重要的事，一定会告诉你他的目的。继续保持电话，以便得到你所需要的讯息。

要求你的经理提供一份不需过滤的名单——家人、朋友、高级资深主管、董事会、外聘顾问、事务代理人等，作为你的行事依据。

最好每天早上先请教经理他在等谁的电话，这些电话必须马上接通。

4。怎样回电话

不管是你自己或替别人打电话或回电话，有些基本要点须切记：自己拨电话。我知道有些人喜欢请人代拨号码，等接通后再保留转接，这种行为也很不礼貌。打电话给对方使对方等候是很不礼貌的。

记得回电，如果你没有这样做的话，你已经触怒了打电话给你的人，而且这件事将被宣传开来。如果是厂商打电话给你而你无法采用他们的产品，也应该回个电话说一声，不要让人家一直打电话找你。

每通电话都有目的。打电话干扰大忙人，应该不会没有目的。

上班时间才打电话。大部分人并不喜欢在家里接到谈公事的电话。

周详规划电话联系事宜。确知你应该谈话的对象，最好不要在对方正准备外出或很忙时联系，应该在适当的时间里见机行事。

有礼貌的回应过滤电话的人。你可能有多次无法直接和本人通话的经验，但不要觉得沮丧，每个人都曾有过这种经验。此时先向接电话的人解释你的来意，如果事情紧急也可告诉他。大部分的秘书或助理具有高度判断力来处理它，且会对你有很大帮助。

有礼貌地向通话者问好，并立刻说明自己的身份及打电话的目的。甚至是打电话给自己的好朋友——当电话铃响起，你的朋友前去接听时，心里也许正想着别的事，不论你是第一次或第十次打电话给某人，都同样要告诉对方你的名字。如果你使用移动电话，可以明白告诉对方，因为大部分人都知道移动电话费用很高，通常都会优先接听。

假使你打给对方而未联络上，对方回电你又没接到，你有责任再回电。

徐徐挂上话筒。谈话最后要让电话那端的人听到自己：“再见，×小姐”后才挂断，不要在对方耳朵边摔听筒，好像羽力把门摔在某人鼻子上一样。