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4信函沟通技巧（第2页）

（3）附件。有些时候，发信人在信封之内往往还要装入其他一些书信的附件。在处理这一问题时，应当注意三点。

第一，要符合有关方面的具体规定。不要违规，乱装违禁物品。

第二，要保持信封的平整、美观。不要因所装附件过多，而令其膨胀不堪，甚至因而“开膛破肚”。

第三，要向收信人交待明确。在信文之中，要对附件的数量写得一清二楚，必要时还可要求收信人“收到即告”，免得对方“查无实据”。

（4）邮资。通过邮局寄发的信件，应自觉按规定交付足够的邮资，不要缺资、欠资，大家都不方便。

需要自己在信封上贴邮票的话，应将其端端正正地贴好，而切勿“见缝插针”，随便乱贴邮票。贴一枚邮票时，按惯例，应将其贴在信封正面（横式信封）右上角的指定之处。

在一般情况下，最好不要在一封信上贴多枚邮票。非得这么做时，则须将其一并贴在信封背面的封口之处。

（5）封闭。信笺装入信封后，信封应否封闭的问题，不可不加任何分别地一概而论。

根据现行的习惯做法，通过邮局寄达的信件，其信封必须一律封口。而托请他人代交的信件，其信封则原则上不宜封闭。之所以要这样办，在前者，是为了恪守个人隐私，保障通信秘密；在后者，则主要是表示对托带者的信任与尊重。

◆收信

接到他人来信后，收信人在礼仪方面有下列五点需要认真加以注意的事项。

（1）守法。我国现行宪法之中明文规定：“中华人民共和国公民的通信自由和通信秘密受法律保护。”这等于告诉人们：任何扣留、私拆、偷阅他人信件的行为，都是触犯法律的。因此，在人际交往中接触书信，尤其是替他人收取的书信时，务必要具有良好的法律意识，切勿违法。即使自己扣留、私拆、偷阅他人的信件仅仅是为了跟别人开开玩笑，也是绝对不许可的。

（2）拆信。收到他人来信，通常先要拆启，才能进行阅读。拆阅他人信件时的具体做法是否得当，不仅涉及来信能否保持完整无缺，而且也间接体现着收信人的个人修养。

拆信时，一要确保信笺的完好，二要注意信封拆启后的美观。拆信的最佳之处，当推信封的封口处。有可能的话，最好利用刀、剪拆信，而不要直接下手去撕。无论如何，都不要把信封拆得“犬牙交错”，“遍体鳞伤”。

（3）保存。收到他人来信后，切勿乱扔、乱塞。未经发信人本人允许，千万不要随便将对方的来信公开发表，或是到处进行传阅。这样做，对对方是非常不尊重的。

对于需要长期保存的书信，可整理在一起，或装订成册，然后妥为收藏。对于毋须保留的书信，可集中起来，以火焚毁，或用碎纸机进行破坏性处理。但是不宜将其作为垃圾扔掉，或是当成废纸卖掉。

（4）即复。在一般情况下，收到他人来信之后，应当立即去做的头一件事，就是尽可能快地回复对方的来信。应当说，及时复信，不仅仅是一种对对方表示尊重的礼貌，而且也是做人应当具备的一种美德。

对于他人的来信，只收不复，或者能拖便拖，得过且过，不但会令发信人耽心他的来信是否丢失，而且还有可能会延误正事。

有人在回复他人来信时，总喜欢说什么：“因为太忙，迟复为歉，希望见谅”云云。其实，这种说法根本站不住脚。因为只要牵挂对方，再忙的人也能挤出回一封信的时间来。忙不能成为迟复他人来信的理由。

若是对他人的来信一拖了事，干脆不作答复，让对方觉得自己杳无音信，则更是通信之大忌。

（5）回应。对于他人的来信，不仅要及时给予回复，而且在复信之中，还应当善解人意地对对方来信中需要回应的问题，一一作答。

特别需要注意的是，对于他人来信之中提及的问题，如有可能，应当及时在复信中给予答复。对于确需延后回答或不能解答的问题，在复信时要说明具体原因，或者是将延后回答所需要的大致时间，及时相告于对方。不要避而不谈，或是含糊作答。

对于他人在来信之中求助于自己的问题，能够出手相助，最好尽力而为。由于种种原因，难于相助于人的话，亦应及时复信，并在信中申明具体困难，向对方致歉，或请求对方予以谅解。