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迎来送往的商务礼仪（第5页）

1。决定出席者

会议的目的将可决定谁应该出席。如果会议的目的是提供资讯或表决先前讨论过的事，与会人数多没有关系。但如果开会的目的是探讨问题或研究事情，并需要加以分析后再做决定，这种情况下，如果能限制参与人数，会议较易成功。

一旦你决定了开会人数，在发出邀请卡之前，应仔细考虑邀请什么人。，当你有任何疑问时，可请教专家建议应邀人选。你必须找对人——意即“必须”出席的人，而不是“应该”或“或许”的人选。

2。选择会议地点

在规划会议时，地点也是一项重要的课题，开会的目的可决定地点。是否可以在办公室里?哪一个房间?居中的位置?希望现场气氛偏重社交或商业气息浓厚些?是否希望所在位置能提供社交与商业功能设施?提供何种会议设施?如何安排会议室座位?

考虑会议室大小是否能够容纳所有与会者，如果只有几个人坐在一个大房间里，会让人有空****的感觉。如果一个小房里面，挤满了一群人，也会有窒息、压迫感。人数多寡是会影响听觉效果的。

3。安排座位

主席通常都坐上座。你可以很容易分辨出上座究竟是哪个座位：黑板、书架或荧幕通常在这个座位后方，房间的一边、桌子的末端，主席应面对正门。

组织里的干部或其他与会者应以主席为中心，左右循序坐下。如果你计划举行座谈会而没有特定介绍时，可让与会者自己选择位置。如果同一部门不只一位参加会议，或许他们希望坐在一起，共同讨论他们所提的事项。

4。出席会议

参加任何会议，迟到都是很不礼貌的行为。事实上，你应该比开会时间早到10分钟。如果你真的无可避免而晚到，也应该让主席知道你将到达的时间。假若无法事先让主人知道，在抵达时，应立刻向主席道歉。

当你另外有约，你可以等候对方多久?让人等候10分钟已经太长了，但是有些人往往会因手边还在忙其他事而忘了大厅上还有人在等候，因此差不多等了10分钟后，可以再向接待员或秘书询问一下。

5。打招呼

当主人或代表出来迎接你时，或你到达会议室或主人办公室时，请和对方热诚地握手。如果房间内有一群人时，你应该和其中最资深最有影响力或和你订约的人先打招呼，等候主人指定座位后入座。轻松坐下，保持直立平衡，两脚接触地面，不要显得局促不安，并把公事包或皮包直接放在地上。

不必每次一有人进来便起立致意。如果当你进人时，大家都起立致意，你也必须面带微笑简单回礼，或说“大家请坐”。

如果你是会议主席，可以先做几分钟的闲谈，再进入主题。如果你只是个与会者，则静候主席的宣布。

6。尊重他人的活动空间

根据很多非语言行为的研究报告得知：人类会划分其活动范围。同一间办公室或一张办公桌的人，下意识里会在桌子中间划条线，闯进空间的人则会遭到抗拒。

如果你在会议室中占用太多空间也会被视为没有礼貌。假使你移动椅子或家具，以便给予自己更大的空间，被你占走位置的人也会感到不悦。另外，在别人桌上找东西或者未经同意而使用别人的东西，也是侵扰的行为。用自己的东西是一回事，但征得别人同意后才使用他人的笔或笔记本又是另一回事了。

如果你过分介入别人的安全地带，恐怕会招致厌恶（尤其在异性之间）。

7。与人接触

在这方面也须特别留意，一般人都希望受到尊重。商场上的规则是“除了握手，不要碰触对方!”除此以外的其他形式的接触，势必会引起误会，尤其在男女单独共处时。

除非是主人也脱掉外套或松开领带，或他们建议你可如此做，否则不要太轻易松解衣带。假使你脱掉外套、背心，也不要随意放在椅子上，最好随身携带。

9。选择适当的座位

以良好的坐姿，放松而自在的坐着，并靠近你要会谈的对象，这样也可以帮助你了解该坐在何处。当你和两个以上的人谈话时，应选择可以看清所有人反应的位置——坐在所有人对面或领导人的右手边。对资浅者而言，等资深者坐定才人座或被人示意才坐下，是很好的行为。这条规则适用于办公室、会议室、餐厅或轿车里。当人家示意你坐下时，应说“谢谢!”并迅速入座。

10。控制你的声调

声音语调、表情及音量等都是商业技巧的重要一环。你说话的内容往往不比你说话的方式更具影响力，你的音量不宜太弱或太强，应该平稳冷静，避免忽高忽低。注意你的呼吸，不要让你的声音听起来像喘大气。总之，要确定你的语调和音量能配合时间和场合。

11。倾听别人发言

聆听别人说话并显得对谈话内容很感兴趣，这是与人相处最重要的礼貌之一，对他人而言也是一种最高的恭维。有些主管能由会议中听者发问的水准来判断其是否专心倾听。如果你被要求在会议最后做个摘要报告，一定要懂得倾听。

适当的倾听礼仪还包括得宜的面部表情或肢体动作：如身体向前倾、移近、留神及表现出很有兴趣的样子等，利用你的眼睛和嘴角表示你听得津津有味，表现同意或最少表示听懂别人在讲什么；随着说话者的表情，有时面带微笑，有时微微皱眉。适时地提出问题表示鼓励，不要替别人把话说完，等别人陈述完他的想法再答复问题，如果有任何不清楚的地方，随时发问以澄清错误。

如果不同意对方的意见，也待对方说完后，才作简要的复述以确定你没有会错意，然后再平静合理地陈述自己的观点。

绝对不要打断别人说话，这些干扰会打断别人的倾听和思考，是一种极为粗鲁和无礼的行为。

12。礼貌待人

对于访客、上司或长者，我们应表示尊敬，无论是在何种场合，都要保持这种礼貌。

13。散会送客

如果你是会议召集人，就应该由你来结束会议。控制你的时间，不要超出原先预定的时间。会议完毕时，起立、握手，权威地离开。如果会议在你的办公室里召开，须送客人到门口。

如果你是应邀参加会议，应等候主席或上司宣布散会后才可整理自己的物品，再向其他人一一道谢、握手，然后从容地离去。