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一英文书信的组成一（第2页）

DearMadam：（亲爱的女士：）

DearSir：（亲爱的先生：）

DearSirs：（亲爱的先生们：）

MydearMadam：（我亲爱的女士：）Mydearsir：（我亲爱的先生：）

&lemen：（先生们：）

DearMr。Bronson：（亲爱的布朗森先生：）MydearMrs。Green：（我亲爱的格林夫人：）请注意，在更为正式的称呼“MydearSir”中，单词“dera”的第一个字母并没用大写。一个女人，不管她结婚没有，一律称为“DearMadam”

（亲爱的女士）。假若你一般地写信给一个商界朋友，你可以称呼他“DearBill”（亲爱的比尔）或者“DearSal－ly”（亲爱的萨利）。

当你写信给一个公司时，虽然“Dear”Sirs（亲爱的先生们）也很得体，但是更常用的称呼却是“Gentlemen”（先生们）。只有在写信给政府官员时，才应当使用正式的称呼“Sir”（先生）或“Sirs”（先生们），在这两个词的前面都不用“Dear”（亲爱的）。当你写信给雇主和合股人都是妇女的公司时，就应当使用“Mesdames”（女士们）这个称呼。

打印信件或者通用信件可以直接写给一组人，也可以写给一个人。下面是几个常用的例子：DearReadere：（亲爱的读者们：）DearNewsda；err：（亲爱的报刊经售者：）Dearer：（亲爱的顾客：）因为这样的称呼有点冷淡，所以许多公司宁愿使用私人称呼，把它插写在打印信件上，以便使信件读起来更加亲切。所用的名字是从通讯名单上取来的。例如：“dearMrs。Smith”（亲爱的史密斯夫人），等等。

私人交际信中，除了Mr。，Mrs。，Miss，Ms。等称呼外，熟人和亲友之间通常以教名（或呢称）相称。下面是私人书信中常用的称呼，按亲密程度递增的顺序排列：1。DearBertha。MydearBertha23。DearestBertha。MydearestBertha45。Mydearest。Darliha67。MyDarling。Myvery8名誉头衔如M。D。（医学博士），Ph。D（哲学博士），M。A。（文硕士），B。S。

（理学士），L。D。（法学博士）放在名字后面。M。D。（即Medie）不必再与DoctOrDr。用在一起。例如用Dr。william或NeWWillam，M。D。New就可以了。

其他头衔如Cashier（出纳员），Secretary（秘书）和Agent（代理）等多是形容性质，所以要写在姓名后面。

例如：Mr。Charles，Cashier。假使一封信正文里用到Honourable和Reverend等头衔的时候，这字的前面必须加冠词“The”，如：“TheReverendJones。”

John对于一个外国大使Ambassador的普通称呼是“HisExcy”，对于公使Ministereed‘Affaires用“Sir”，在普通社交信中，我们可以称之为“MydearMr。Ambassador”，“MydearMr。Minister”，或MydearMr。Chareged’Affaires。信的正文正文，就是一封信的内容，信写得好与不好，完全取决于正文。今将主要各点分述如下：（1）英文书信正文位于收信人的称呼下方，隔二行，（请读者注意：为节省版面，本书所列英文信的正文与收信人的称呼之间均未空行）主要有斜列式（ied）和并列式form（Blo），还有混合式（ModifiedBlo），以及倒缩式（hangingform或reversediion）等。斜列式的特点是，写信人地址，收信人地址的每一行及信的正文每一段的头一行都缩进4～6个字母；并列式是每一行都与左首的边线排齐；混合式是两种特点兼有，写信人地址和收信人地址用并列式，而正文则用斜列式；倒缩式是正文中每一段的头一行与左首边线平齐，其余各行则缩进4－6个字母。这几种格式的式样如下：（A）ledForm（B）Blo斜列式（不常用）并列式（常用）

（C）ModifiedBlogingFormForm混合式（常用）倒缩式（不常用）

正式书信无论采用哪一种格式，段落之间应空一行（Dou－blespag）表示分段（请读者注意：为节省版面，本书中所列的英文信均未按此惯例排版，即段与段之间未空一行）。假使不用打字机，用手写，也需要分开一点。

（2）如果信中涉及的事情不多，可用一段写完，如果陈述的事较多，则应分成几段，逐一叙述。为使眉目清晰起见，有时可加（1）、（2）、（3）等编号。

在正式信中不可用俗语和缩略字。日期和时间也不可缩写。无论是用手写或用打字机打，都要保持各行各段整齐划一，上下左右，最好适当地留出空白，不能参差不齐，有碍美观。

写一封重要的书信，要先起草稿，设计好格式，选择优质纸张。对拼法有疑问的字，要勤查词典，仔细誊抄，字迹工整，力求不出差错。万一需要添注或涂改，最好重打一次。

一张纸决不可以两面写。假使一张信纸不够，可用没有印信头（通讯处）的同样大小、同样质量的纸写，并在信上边加添页码。假使一封信只多二三行，那末最好不另加一张纸，而是设法排列紧凑些，否则平分成两页也行。

整齐美观的信，首先给人以良好的印象。

（3）怎样才算把一到英文书信写好了？这要做到：内容表达清楚，语言简单明了，态度诚恳礼貌。

这里有三个句子，讲同一件事情，我们可以分析比较一下。

IshallbeobligedifyouwillmakeitttocallatthisOffiesday4th，at11a。m……倘使你方便的话，4日（星期四）上午11点，请光临我办公室，致谢。

&hioseeyouabout。Pleaseyoffiesday4th，at11o‘clock。我有事想和你见面，4日（星期四）11点请来我办公室一下。

Ishallbegladifyoucouldcallatthisoffiesday4th，at11a。m，whealkoverourionplan。如你能于4日（星期四）上午11点来我办公室，我将感到很高兴，届时我们将讨论新的生产计划。

前两句都没有把来干什么事情说清楚。第一句语言不够自然，第二句虽然较口语化、但又不够客气。因此，相比之下，第三句比较接近于“清楚”、“简明”、“礼貌”的要求。

写英文书信除了谦虚客气外，还需要做到行文清晰和简明。其中包括缩短不必要的字句。力求避免表面华丽而实则虚浮的词句。比方说：“我奉命将此事通知你”，应该说：“Iamioinformyouaboutthis。”

不要说：“Iamrein－strutiontoimportthinorm晰tionoutthistoyou。”又比方说：“愈早愈好”，应该用：“Assoonaspossible”，不要用“Atearliest－ticableperiod。prac”在语法方面，要遵守一般的语法习惯；在说理方面，要合乎逻辑，层次分明，合情合理。总之要使收信人看了信，感到明白易懂，不觉得厌烦。

（4）近代英美文学语言有趋于简化的倾向。书信的用词也随之有所进步。

正式书信，语言以庄重为好，决不可用俗语和俚语。