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1为你的读者而写（第1页）

1．为你的读者而写

无论是电子邮件，还是其它形式的书面信函，可读性都是至关重要的。

同学们可以遥控信息迅速地穿过光电网络，可以通过印好的信纸发送信函，还可以使用校园橱窗宣传栏将自己的信息发布出去。然而，无论你最终选择了哪种传递方式，你的信息本身都必须是可读的。离开了可读性，传送方式再美妙，接收者都难以通畅地领会你的涵义，也不会对你的信息留下正面的印象。

书写邮件时心里要有读者，要考虑到他们的立场，信件的书写要吻合他们的领会能力。尽量为读者提供方便，同学要知道，你的读者和你一样，都是学习繁忙的人。所以你应该“KISS”你的信息：使之简短而直白、言简意骇。

◆信的开头

同学们在写信时，首先要在“给谁发信”（TO）栏中写下收信人的名字或电子邮箱地址。同学们还可以在“抄送”或“暗送”栏里添加一些名字（两者的区别在于：“暗送”接收者的名字或地址不出现在“抄送”和“送达”接收者的邮件里）。在你按下“发送”之前，再仔细检查各栏目两遍，以防你将本应该发给某人的信件发给另外一个人。

如果你想给地址簿或通讯栏里的邮件地址发送信件，你必须确定这个地址是常用的。如果你时常需要用电子邮件传递一些重要信息，要注意加密，要防止邮件在未被对方看到之前就有人“捷足先登”了。

再来看看“主题栏”。就像报纸的大标题一样。它是用来传递主题和信息要点的，同时也起到了吸引对方注意力的作用。当你所送达的接收者是多人时，尽量使主题的表述符合对方的口味。

如果你所传递的信息很紧急，最好做出标注。这时你可以在标题前注明“优先级”或“紧急”字眼。值得注意的是，你在使用这些标注时一定要慎之又慎。如果你的每一封信件都注明了“紧急”字样，那么你就会像传说中那个喊“狼来了!”的孩子一样，终将失去同学们的信任。当信息真的很紧急时，接收者也不会特别加以关注。还有一种可能，频繁地使用“紧急”字眼还会使别人觉得你总是身处困境之中。尤其作为一名学生，不要让人觉得无一是处。

别外，可以省略正式的称谓，例如“敬爱的……”。尽管用亲切地称呼某人的名字作为开头是一种礼貌的表示，但在这里同学们完全没有必要如此正式。尽量使用自己平时和他们讲话时用的称呼方式，这会使对方感到轻松。

◆信件的主体

将每封邮件限定于一个主题。下面将介绍这样做的理由。

假设同学们需要通知某人三个主题。

通知某人一次即将进行的一次夏令营。

他的反应：迅速地回复你。

询问关于期末考试的相关情况。

他们的反应：将这条信息转发给知道相关情况的人。

回答朋友关于学习方法的提问。

他们的反应：将信息复印下来并作为文件妥善保管。

如果同学们将以上三个主题都整合到一条信息中，那将会给接收者准确分离各项主题并有针对性地采取行动制造很大的麻烦。如果同学们将各项主题分开传递，那么接收者回复起来就变得容易多了。同时，他们对各主题的回复也将分开传递，这反过来又会使自己的阅览工作变得更加方便快捷。

所以，在同学们书写一封电子邮件时，尽量使内容“先主后次”。这是由于我们往往习惯于记住我们读到的第一句话和最后一句。所以尽量把最为重要的内容放在第一段。在接下来的段落里，按着由重及轻的顺序展开细节。在最后，要首尾呼应，将最重要的内容再用简洁的语言重新强调一遍。

当你要求接收者采取某些行动时：