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迎来送往的商务礼仪（第2页）

与国人打交道，递接名片应用双手。与外国人打交道一般只用右手就可以了。因为在印度和中东的一些国家，左手被认为是不洁的，只用于洗澡或上洗手间。所以与这些国家的朋友交往，切记不要用左手接触对方，也不要用左手为之传递物品。倘若自己暂时没有名片，也不宜说“我们单位小，都没印名片”或“我没有职务”或“印不起名片”之类的话，这样说有损自己的形象，同时也令人尴尬，不可取。合乎商务活动惯例的说法是“很抱歉，我的名片刚刚用完”或“对不起，我没带名片”，不愿与之交换名片时也可用上述说法。这是维护自身形象和自我保护的重要做法。

4。使用名片有忌讳

（1）忌胡乱散发。要有的放矢地使用名片，切忌乱散发，像传单一样到处发放。喜欢散发名片的人，会给人一种极不爱惜自己名誉的感觉。

（2）忌逢人便要。不能像在收集名片似的，逢人便要。其实过分地热衷于名片的交换，反而有失礼仪，使人敬而远之，甚至遭人鄙视。索取他人名片的正确做法是欲取之必先予之，即把自己的名片先递给对方，以此来求得对方的响应。或暗示自己的意愿，如对长辈、地位高的可以说：“今后怎样向您请教?”对平辈、晚辈和与自己地位相仿的可以说：“如何与您保持联系?”。

（3）忌收藏不当。名片最好放在专门收藏名片的皮夹、名片盒或名片夹里存放。把名片放在钱包和月票夹内的做法都是应当避免的。因为自己在递出名片时还要把这些东西拿出来亮相一番，这很不雅观而且不妥，而把别人的名片乱塞乱掖同样失敬。

名片和收放名片的夹子，应避免放在臀部后面的口袋内，名片是个人身份的代表，对它应像对待主人一样尊重和爱惜。

（4）忌玩耍名片。在交谈时不要拿着对方的名片玩耍，亦不要当着对方的面在上面做谈话记录。

谈话中的礼仪

在商务活动中，与人谈话是最主要的方式。然而在与人谈话时，很多人并不注意一些细小的方面，尽管这些细小的方面给人的印象是很重要的。那么，怎样才能使你的谈吐和风度更高雅呢?

在人际交往中，与人谈话应给人一种愉快的感觉，这是令人对你产生好感的重要条件。这时你并不需要做出一副口若悬河的架势，也不需要只静静地听对方说话，这样反而使谈话无法进行。

当你遇到新朋友时，应试着从言谈中找出他的兴趣所在。当别人正讲得起劲时，不要去打断他，即使想要对他所谈的内容发表意见或加以补充，也应等他讲完了以后再说。要使一起谈话的人都有发言的机会，不要尽让一两个人说话，对于比较沉默的人也应设法使他说话。

在社交场合的谈话中，应尽量避免谈论容易引起争执的话题，不要与人争辩。

说话时的声音应柔和，但不要低得使听的人感觉费力。说话时除了需要用手势来加强语气或表示特殊的感情外，不要把手胡乱晃动，因为无意义的举止足以表现一个人的浅薄、轻浮。谈话中如果有一阵子陷于沉默，应设法转移话题，如果没有新的话题可谈，可以向其他人提出问题。

应使一起谈话的人都有机会展现自己，交流彼此的观点和看法，社交场所并不是为某一个人设置的，在谈话中应尽量避免谈论疾病和私人问题，比如别人的婚姻、财产等。

应记住你的朋友的爱好是什么，假如他们的爱好与你不同，不妨试试对他们的爱好加以了解。说不定你也会发生兴趣。虽然上面谈到的都是细节，可是每一点都很重要，掌握了这些谈话的技巧，将为你的社交打开一扇大门，说不定还会对你起到决定性作用。

香港九龙有一家商店，生意非常兴隆，有人向老板讨教发达的秘密。

若阪说：“我每月把报纸、杂志都买回来，规定每个职员在每天早上没有开始工作前一定要阅读报纸、杂志，这是每日的必修功课。当顾客来时，他们就可以一边工作一边把自己看到的新闻和各种各样有趣的事讲给顾客听，由此博取顾客的欢心。”

如果商务人员是胸无点墨的人，不喜欢看书报或没工夫看书报，可能会因找不到与客户攀谈的话题而无话可说。因而作为一个商务人员应多读书看报，这并不是说要对各种专门学问都有精深的研究，但对那些常识却应略知一二。如世界动向、国内建设形势、科学新发明和新发现、各地风俗民情，以及艺术新作、时髦服饰、电影戏剧作品的内容及各种奇闻趣事等都可以从每日的报章和每月的杂志中看到，只要留心储备，随机应用，便能收到意想不到的效果。

不管你从事何种商业活动，与人攀谈不仅能使你多了解信息、掌握信息、传递信息，而且能帮助你调节人际关系，对于你的人际交往和事业是大有裨益的。

善于攀谈的人也同样善于听对方谈话。在商务活动中，倾听也有一定的方式方法。在聆听的过程中要让对方充分讲出对事物的观点、看法，不可随意打断对方。在没有完全领会时，切不可与之争辩，影响对方的思路，妨碍双方对事物、信息的深入了解。

善于启发和调节对方的情绪和兴趣，不仅能使话题更为深入，而且能引导对方，得到你想知道的信息资料。要欢迎不同的意见，不同意见有助于你避免犯片面性的错误。

攀谈在商业交际中作用很大，不仅能沟通信息、调节人际关系、满足个体的心理需要，而且有助于自我调节。得体的语言表达能使人在人际交往中如鱼得水，左右逢源。

会客的正确姿态

人们常说：“第一印象如果很坏，要改变就难了。”不管这句话对不对，第一印象总是最持久的。不论你是接待员还是总裁，你可能是公司里惟一和其他公司接触的人。对他们来说，你就是公司，你就代表了公司的一切。因此可以了解为什么必须友善招待公司的每一位访客。

1。接待室守则

如果你是接待员，有访客来时，你可以不必起立及握手，你只要放下手边正在做的事，抬头微笑，倾听客人说些什么即可。如果有访客走近时，你仍然打字或整理文件，他们会觉得你对他们没有兴趣，漠视他们的需求。千万不要让访客看穿你个人的情绪或专心于他事；不可以把访客视为打断你工作的人，不管你有多少字要打，不管电话铃响不断，不管你再忙，也要给访客几分钟，分神来照顾他们一下。

假如你需要护送客人们到别的部门，你必须在前面带领——即使客人是男性而你是女性，或者年纪比你小，别忘了，这是在“你的”办公室，你是主人，因此由你走在最前头带路，并为他们打开会议室的门，送上茶点。

客人初次造访时通常需要被带到听要见的人的办公室里，洽谈完毕，仍需把客人带回大门出口处，在内部空间构造复杂的办公室尤须如此。

如何应付没有事先预约的客人，如推销员?经理们通常没有太多时间来接见所有要和他见面的人，甚至没有时问来接见他们想见的人，因此，如果有不速之客或非公司政策规定内之人前来拜访，接待人员向访客简短说明后，可以请他们留下名片并感谢他们的拜访。这时你可以告诉他们你会将他们的资料放在供应商档案里，一旦有任何需要将主动和他们联络。你的彬彬有礼将会为公司赢得商誉。

2。消磨等待时刻

有时访客必须等待主人来接见。在狭窄的空间里，对等候者及工作者来说都不舒服，以下提供一些使访客宾至如归的办法。

（1）提供茶点。如果有客人到你家时，你一定会问他：“是否要喝点什么饮料?”同样，访客也应得到你的殷勤问候。

很多接待人员提到：公司规定他们不可以离开桌子，如果有人进来他们就必须起身相迎非常麻烦，或者认为为访客倒水不是他们的职责等。

如果你没办法离座，请找个人来帮你或直接告诉客人厨柜在哪里，或者干脆在大厅里放个咖啡壶；如果公司没有厨柜或大厅，直接告诉他们餐厅在哪里；如果公司又没有餐厅，就告诉客人茶水间在哪里。总之，必须向客人致意或致歉。如“很抱歉，我现在没办法帮你倒茶，如果你想喝点水，从这直走后左转就有个茶水间，你可以自己倒杯水!”

（2）不直接明讲洗手间的位置。很多访客会不好意思问洗手间在哪里，你可以婉转地告诉他：“如果你想喝水的话，电梯旁有个茶水间，左转就可以看到洗手间了。”

（3）确定访客有椅子可坐，如果允许抽烟的话，是否有烟灰缸?是否有报章杂志可读?虽然或许你的报告写得很吸引人，但大部分客人宁愿阅读当天的报纸或当期的杂志。

（4）告诉客人衣帽间的位置。确定客人知道你将他的外套放在何处，等他要离去时，就可以自行取回外套，而不必麻烦你。